Im UKB werden pro Jahr etwa 500.000 Patient*innen betreut, es sind ca. 9.000 Mitarbeiter*innen beschäftigt und die Bilanzsumme beträgt 1,6 Mrd. Euro. Neben den über 3.300 Medizin- und Zahnmedizin-Studierenden werden pro Jahr weitere 585 Personen in zahlreichen Gesundheitsberufen ausgebildet. Das UKB steht im Wissenschafts-Ranking sowie in der Focus-Klinikliste auf Platz 1 unter den Universitätsklinika (UK) in NRW und weist den dritthöchsten Case Mix Index (Fallschweregrad) in Deutschland auf.

Im Studiendekanat der Medizinischen Fakultät ist ab dem 01.07.2025 folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen:

Sekretär*in der Geschäftsführung (m/w/d)

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Das Studiendekanat der Medizinischen Fakultät ist die zentrale Koordinierungsstelle für Lehrende und Studierende und für die Organisation und Weiterentwicklung der Studiengänge an der Medizinischen Fakultät zuständig.

In der Geschäftsstelle suchen wir eine*n Sekretär*in für die Geschäftsführung, der*die für administrative Tätigkeiten mit Fokus auf die interne Organisation und Personalverwaltung im Studiendekanat verantwortlich ist. Sie unterstützen die Geschäftsführung in ihren Aufgabenfeldern und arbeiten dafür eng mit der Referentin der Geschäftsführung zusammen.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Funktionsadressen, Postwesen, Adressen/Kontaktdaten)
• Terminplanung und -administration für die Geschäftsführung, z. B. Planung und Koordination von Terminen (Mitarbeitergespräche, Jour Fixes inklusive Protokollführung, Teamevents etc.), Koordination von Dienstreisen
• Mitarbeit Zeiterfassung
• Für die gesamte Organisationseinheit Studiendekanat: Verwaltung der Urlaubsplanung und Krankmeldungen sowie Vorbereitung der Anträge „Mobiles Arbeiten/Telearbeit“ für die Geschäftsführung
• Verwaltung des Bestellwesens, Erstellung von Reparaturaufträgen und Rechnungsbearbeitung
• Organisation der Bewerbungsverfahren (z. B. Terminvereinbarung für Bewerbungsgespräche sowie Empfang der Bewerber*innen)
• Vorbereitung von Personalmaßnahmen
• Administrative Vorbereitungen für das On- und Offboarding von Mitarbeitenden
• Vertretung der Referentin der Geschäftsführung

Ihr Profil:

• Eine abgeschlossene Ausbildung zum*zur Kaufmann*Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung
• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (Unterstützung einer Geschäftsführung an einer Fakultät)
• Einschlägige Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung, wünschenswert sind Strukturkenntnis sowie ein Verständnis für Hierarchien im Kontext Universitätsklinikum und Universität
• Sorgfältige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
• Umfassendes organisatorisches Geschick und Überblick über verschiedene laufende Prozesse sowie Durchhaltevermögen
• Sehr gute Umgangsformen, freundlicher und verbindlicher Umgang im persönlichen und schriftlichen Kontakt
• Diskretion und Loyalität
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Rechtschreibung und Grammatik) in Wort und Schrift, Formulierungssicherheit
• Wünschenswert sind Kenntnisse zum Arbeitszeitgesetz und Erfahrungen mit Arbeitszeiterfassungssystemen
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Produkte
• Flexibilität, hohe Einsatzbereitschaft sowie Belastbarkeit in Hochphasen

Wir bieten:

• Strukturierte fachliche Einarbeitung, eine zweimonatige Übergabephase durch die aktuelle Stelleninhaberin ist vorgesehen
• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team, das Ihre fokussierte und analytische Denkweise schätzt
• Sicher in der Zukunft: Entgelt nach TV-L
• Flexibel für Familien: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer*innen
• Vorsorgen für später: betriebliche Altersvorsorge
• Clever zur Arbeit: Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
• Bildung nach Maß: geförderte Fort- und Weiterbildung
• Gesund am Arbeitsplatz: zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKBfit
• Arbeitgeberleistungen: vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.

Kontakt:

Sie erfüllen unsere Anforderungen und suchen eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit? Zögern Sie nicht und senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung (bevorzugt per E-Mail in einer Datei bis 5 MB Größe) bis zum 18.04.2025 unter Angabe der Stellenanzeigen-Nr. ST-19031 an:

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